Orden de trabajo de mantenimiento: qué es, campos y ciclo de vida
- Una orden de trabajo (OT) es el registro de una intervención: qué se hace, dónde, quién, cuándo, cuánto tiempo y con qué material.
- Un ciclo de vida típico: abierta → asignada → en curso → completada → cerrada.
- Cuanto más fácil sea cerrarla desde el móvil, mejores datos tendrás.
Una orden de trabajo (OT) de mantenimiento es el documento, hoy normalmente digital, que registra una intervención sobre un activo: qué hay que hacer, dónde, quién lo hace, cuándo, cuánto tiempo se invierte y qué material se consume. Es la unidad básica del mantenimiento: de las OT salen el historial de cada máquina, los costes y los indicadores.
¿De dónde nace una OT?
- Un aviso o avería comunicado por un usuario o detectado por un técnico (correctivo).
- Un plan preventivo que llega a su fecha o a su lectura de contador.
- Una alarma de sensor que supera un umbral.
- Una inspección que detecta un defecto.
- Un contrato o presupuesto aceptado por un cliente.
Campos imprescindibles
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Título y descripción | Explicar el problema o la tarea con claridad. |
| Activo y ubicación | Vincular la intervención al historial de la máquina. |
| Tipo y prioridad | Distinguir correctivo, preventivo e inspección; ordenar la urgencia. |
| Responsable | Saber quién debe hacerla. |
| Fechas | Fecha prevista, inicio real y cierre. |
| Tareas o checklist | Pasos concretos que comprobar. |
| Tiempo registrado | Horas reales para calcular costes y cargas. |
| Material consumido | Repuestos descontados del stock y coste de materiales. |
| Fotos y comentarios | Evidencia y contexto de lo ocurrido. |
Ciclo de vida de una OT
- Abierta: creada, pendiente de asignar.
- Asignada: tiene responsable.
- En curso: el técnico ha empezado.
- En espera: detenida por falta de repuesto, acceso o autorización.
- Completada: el técnico ha terminado y registrado lo hecho.
- Cerrada: revisada y validada; ya no se modifica.
También puede cancelarse si deja de ser necesaria. Conviene que las transiciones estén controladas: una OT cerrada no debería poder reabrirse sin dejar rastro.
Buenas prácticas
- Un título que se entienda sin abrirla («Pérdida de aceite en bomba 2», mejor que «Avería»).
- Cierre desde el móvil, en el momento, no al final del día.
- Registrar el tiempo y el material reales, aunque sea aproximado: son la base de los costes.
- Foto antes y después cuando haya reclamaciones o garantías.
- Anotar la causa de la avería: es lo que permite prevenir la siguiente.
¿Y si no hay cobertura?
En muchas instalaciones el técnico trabaja sin conexión. Una buena herramienta debe permitir consultar las OT del día y registrar tiempos, comentarios y consumos offline, y sincronizar después sin perder datos.
Órdenes de trabajo que funcionan sin cobertura
En Mantenplan los técnicos ven sus OT del día y registran tiempos, comentarios, lecturas y consumos sin conexión; se sincroniza al volver la cobertura.
Probar MantenplanPreguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre una orden de trabajo y una solicitud de trabajo?
La solicitud (o aviso) es la petición de que se haga algo, normalmente de un usuario. La orden de trabajo es la decisión de ejecutarlo, con responsable, plazos y recursos asignados.
¿Quién debe cerrar la orden de trabajo?
El técnico la completa al terminar y un responsable (supervisor) la valida y cierra, de forma que quede constancia de la revisión.