GMAO vs Excel: cuándo dejar la hoja de cálculo
En resumen
- Excel sirve con pocos equipos y una sola persona; deja de servir cuando hay varios técnicos, preventivos y necesidad de historial.
- Un GMAO añade avisos automáticos, historial por activo, trabajo simultáneo, modo móvil y indicadores.
- No es todo o nada: puedes importar tus hojas actuales al empezar.
Excel es suficiente para empezar con pocos equipos y una sola persona, pero un GMAO es mejor en cuanto hay varios técnicos, preventivos periódicos y necesidad de historial por máquina. La diferencia no está en guardar datos, sino en lo que ocurre después: avisos, trazabilidad, trabajo simultáneo e indicadores.
Comparativa directa
| Necesidad | Excel | GMAO |
|---|---|---|
| Registrar activos | Sí, en una hoja | Sí, con jerarquía, fichas y documentos |
| Avisar de un preventivo que vence | Solo si alguien revisa la hoja | Genera la orden de trabajo automáticamente |
| Varios técnicos a la vez | Conflictos de versiones | Datos compartidos en tiempo real |
| Trabajo en campo desde el móvil | Incómodo | App móvil, también sin conexión |
| Historial por máquina | Manual y disperso | Automático en cada ficha |
| Relacionar avería, repuesto y coste | Casi imposible | Cada OT acumula tiempos y material |
| Indicadores (MTBF, costes) | Fórmulas que hay que mantener | Calculados a partir de los datos |
| Permisos y trazabilidad | Limitado | Roles y registro de cambios |
| Coste inicial | Ninguno | Cuota del software |
Cuándo Excel sigue siendo razonable
- Tienes menos de una veintena de equipos y una persona que lo gestiona.
- No necesitas demostrar el historial a clientes ni auditores.
- El preventivo es esporádico y no hay trabajo en campo.
Señales de que ha llegado el momento de un GMAO
- Existen varias versiones del mismo archivo («mantenimiento_final_v3»).
- Se te ha pasado un preventivo o la fecha de una garantía.
- No sabes cuánto has gastado en una máquina concreta.
- Los técnicos apuntan en papel y alguien lo pasa a mano después.
- Un cliente te pide el historial de intervenciones y tardas horas en reunirlo.
Cómo migrar desde Excel sin dolor
- Limpia la hoja de activos: un nombre único, una ubicación, un estado.
- Empieza por lo crítico: las máquinas que más paran o más facturan.
- Convierte tus revisiones recurrentes en planes preventivos.
- Convive unas semanas con la hoja, hasta que el equipo confíe en el sistema.
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Probar MantenplanPreguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando Excel junto con un GMAO?
Sí, para informes o análisis específicos. Lo importante es que la fuente de verdad (activos, OT, historial) esté en el GMAO y no en varias hojas.
¿Se puede importar un Excel a un GMAO?
Normalmente sí para activos o repuestos, siempre que los datos estén limpios y con columnas consistentes. Conviene revisar cada importación.