GMAO pour entreprises de maintenance : contrats, SLA et rentabilité
- Une entreprise de maintenance a besoin, en plus de la GMAO classique, de clients, de contrats avec SLA, de devis et de facturation.
- L’objectif est de connaître la marge réelle de chaque chantier : budget de coût, coût réel et montant facturé.
- Vérifiez toujours quelles exigences fiscales couvre le logiciel que vous souscrivez.
Une entreprise qui assure la maintenance pour des tiers a besoin d’une GMAO qui, en plus des équipements et des ordres de travail, gère les clients, les contrats avec SLA, les devis, la facturation et la rentabilité de chaque chantier. La différence avec un service de maintenance interne est qu’ici chaque heure et chaque pièce doivent pouvoir être facturées, et qu’il existe des engagements de délai de réponse envers le client.
Clients, emplacements et équipements
Le point de départ est d’organiser l’information par client : ses installations, les machines de chacune et l’historique des interventions. Vous pouvez ainsi répondre à « qu’avons-nous fait sur le site de ce client l’an dernier ? » en un clic, et les techniciens arrivent à chaque visite en sachant ce qu’il y a et ce qui a été fait avant.
Contrats de maintenance et SLA
Un contrat de maintenance définit quels équipements il couvre, à quelle fréquence et, souvent, un SLA (accord de niveau de service) : des délais maximaux de réponse et de résolution selon la priorité de la panne. Le logiciel doit :
- Lier le contrat aux équipements et aux plans préventifs.
- Calculer les délais de chaque OT selon le SLA applicable.
- Prévenir avant qu’ils ne soient dépassés.
- Facturer le contrat de façon périodique.
Devis et factures
Pour les travaux hors contrat, on émet un devis ; une fois accepté, il devient un ordre de travail puis une facture. Moins il y a d’étapes manuelles entre les deux, moins il y a d’erreurs et de chantiers non facturés. Important : vérifiez quelles obligations fiscales le logiciel couvre et lesquelles il ne couvre pas. Une GMAO n’est pas un logiciel de comptabilité.
Rentabilité de chaque chantier
La question clé est de savoir si vous gagnez de l’argent. Pour chaque chantier, il convient de comparer trois chiffres :
- Budget de coût : heures, matériel et services externes prévus.
- Coût réel : ce qui a été consommé dans les ordres de travail, en temps réel.
- Facturé : ce qui a été émis au client.
La marge est le montant facturé moins le coût réel. Une alerte à 90 % du budget permet de réagir avant de le dépasser.
Techniciens sur le terrain
La rentabilité dépend de données fiables, et ces données sont produites par les techniciens. Ils ont besoin d’une application qui fonctionne sur mobile, y compris sans réseau, et qui permette d’enregistrer temps, matériel et photos sur le moment. Une feuille d’heures hebdomadaire et le pointage facilitent ensuite le suivi des coûts de main-d’œuvre.
Ce qu’il vaut mieux ne pas attendre d’une GMAO
- Qu’elle remplace le logiciel de comptabilité, la paie ou le rapprochement bancaire.
- Qu’elle lise automatiquement les factures fournisseurs sans vérification humaine.
- Qu’elle conseille en matière sociale ou fiscale.
Conçue pour les entreprises de maintenance
Mantenplan réunit clients, équipements, ordres de travail, devis, factures, contrats avec SLA et suivi de la rentabilité dans un seul système.
Essayer MantenplanQuestions fréquentes
Qu’est-ce qu’un SLA en maintenance ?
Un SLA (service level agreement, accord de niveau de service) est l’engagement de niveau de service convenu avec le client : par exemple, des délais maximaux de réponse et de résolution selon la priorité de la panne.
Une GMAO peut-elle remplacer mon logiciel de facturation ?
Certaines permettent d’émettre des devis et des factures liés aux ordres de travail, mais elles ne remplacent pas un logiciel de comptabilité complet. Il convient de vérifier quelles obligations fiscales chacune couvre.